Individuallösungen & Zusatzprogramme für MyFactory ERP

Der Paketschein entsteht dort, wo Sie ohnehin drucken.

Das myfactory Zusatzmodul von CCS erzeugt aus dem Lieferschein heraus eine echte DHL-Sendung: Sendungsnummer und Original-Etikett kommen von DHL, die Nummer steht am Beleg, und der Warenempfänger bekommt auf Wunsch seine Trackingmail – ohne zweites Programm, ohne Doppelerfassung.

Viele myfactory-Anwender drucken im ERP ein Versandetikett und legen die Sendung anschließend ein zweites Mal im DHL-Portal an. Zwei Systeme, zweimal tippen – und die Sendungsnummer landet nie dort, wo sie im Alltag gebraucht wird: am Beleg. CCS DHL-Versand für myfactory schließt diese Lücke. myfactory spricht direkt mit DHL: DHL vergibt die Sendungsnummer, DHL liefert das Etikett, myfactory schreibt die Nummer in den Lieferschein. Die Sendung ist damit verfolgbar und läuft über die vertraglich vereinbarte Abrechnungsnummer. Als CCS-Individuallösung fügt sich das Zusatzprogramm über den myfactory-Installer in Ihr bestehendes System ein – herstellernah, sauber installiert und langfristig gepflegt.

Was das Modul kann

Bisher druckte das Modul ein selbst gestaltetes Etikett. Das sah aus wie ein DHL-Etikett, war aber keins: keine von DHL vergebene Sendungsnummer, keine Sendungsverfolgung, keine Abrechnung über den Vertrag. Der Paketschein musste weiterhin anderswo erzeugt werden. Jetzt spricht myfactory über die DHL-Schnittstelle Parcel DE Shipping direkt mit DHL – bedient wird es genau dort, wo Ihre Versandabwicklung ohnehin arbeitet: im Druckdialog des Lieferscheins und in einer eigenen Versandzentrale unter Verkauf → Kommissionierung → Versandschnittstelle → DHL-Versand.

Echte Sendungsnummer, echtes Etikett
DHL vergibt die Sendungsnummer und liefert das Original-Etikett. Die Nummer wird in das myfactory-Feld Paket-Trackingnummer geschrieben – kein Zusatzfeld, keine Nebenliste.

Prüfen, bevor es Geld kostet
„Daten prüfen“ lässt DHL den Auftrag gegenlesen, ohne eine Sendung zu erzeugen. Das kostet nichts und meldet Adressprobleme im Klartext – bevor ein Paket falsch losläuft.

Keine doppelten Sendungen
Die DHL-Schnittstelle selbst hat keinen Schutz dagegen: Ein zweiter Aufruf erzeugt dort eine zweite echte Sendung mit eigenen Kosten. Das Modul fängt das ab und meldet stattdessen die vorhandene Nummer zurück.

Trackingmail aus myfactory
Sendungsnummer und Verfolgungslink gehen über den myfactory-Kommunikationsmanager an den Warenempfänger – mit Ihrem Absenderkonto, Ihrer Signatur, Eintrag im Mailordner und beim Kundenkontakt.

Versandzentrale für den Stapel
Alle Lieferscheine mit Versandartikel in einer Liste: Gewicht prüfen, Sendungen im Stapel erzeugen, Etiketten drucken, stornieren, Status abfragen – der Massenweg neben dem Einzelweg.

Kostenvorschau statt Schätzung
Eine Hochrechnung je Zeitraum: Sendungen, Grundpreise, automatische Zuschläge und Monatspauschale – und ein eigener Abschnitt, der die Posten benennt, die sich vorab nicht berechnen lassen.

Retourenlabel liegt der Hinsendung bei
Auf Wunsch fordert das Modul zur Hinsendung gleich ein Retourenlabel mit an – ein zweiter Vorgang entfällt, und Ihr Kunde kann ohne Rückfrage zurückschicken. Die Funktion ist ab Werk ausgeschaltet, weil die Retoure eine eigene DHL-Vertragsleistung mit eigenem Verfahren und eigener Abrechnungsnummer ist: Sie schalten sie ein, sobald Sie sie mit DHL vereinbart haben. Das Etikettenformat für die Retoure wird getrennt vom Hinsende-Etikett eingestellt, weil dafür oft ein anderer Drucker verwendet wird. Für Inlandssendungen.

So läuft der Versand im Alltag

Vier Schritte, alle im gewohnten Lieferschein-Druckdialog – kein Wechsel in ein anderes Programm, kein zweites Erfassen von Adresse und Gewicht.

1. Der Versand entsteht im Druckdialog

Lieferschein öffnen, Drucken → Nach Vorgaben. Enthält der Beleg Ihren Versandartikel, erscheint das Feld DHL-Versand mit Empfänger, Gewicht und Zielland – und den Knöpfen Daten prüfen und Sendung erzeugen. Kein neuer Arbeitsschritt: Der Versand entsteht dort, wo ohnehin gedruckt wird.

Druckdialog „Nach Vorgaben“: Das Feld DHL-Versand blendet sich nur ein, wenn der Beleg einen Versandartikel enthält oder bereits eine Sendung besteht – sonst steht der Kasten bei jedem Beleg im Weg.

2. Daten prüfen – kostenlos

Ein Klick auf „Daten prüfen“ schickt den Auftrag zu DHL, ohne eine Sendung anzulegen. DHL liest gegen und antwortet im Klartext: Ist die Adresse vollständig? Ist die Straße zu lang? Fehlt das Gewicht? Das kostet nichts – und verhindert genau die Fehlversände, die später Zeit, Porto und Kundenvertrauen kosten.

Grüne Rückmeldung: DHL akzeptiert den Auftrag. Es ist dabei keine Sendung entstanden und es sind keine Kosten angefallen.

3. Sendung erzeugen, Etikett drucken

Erst „Sendung erzeugen“ legt die Sendung wirklich an – und auch das nur nach einer Rückfrage. Danach vergibt DHL die Sendungsnummer, sie wird in den Lieferschein geschrieben und das Etikett gespeichert. „Etikett drucken“ öffnet den Original-Paketschein in einem eigenen Fenster, „Status abfragen“ zeigt, wo die Sendung steht, und „Stornieren“ nimmt sie bei DHL zurück – bis zum Tagesabschluss.

Das Modul entscheidet dabei selbst, was zusammengehört: Zielland Deutschland führt zum Inlandsprodukt, sonst zum Auslandsprodukt – jeweils samt der dazugehörigen Abrechnungsnummer, weil beides zusammengehört. Ist am Beleg eine abweichende Lieferadresse hinterlegt, wird diese vollständig verwendet und nie feldweise mit der Belegadresse gemischt. Fehlt eine Angabe, die DHL zwingend braucht, bricht der Vorgang mit einem verständlichen Hinweis ab, statt zu raten.

4. Trackingmail an den Warenempfänger

Sobald eine Sendung erzeugt ist, merkt das Modul eine Benachrichtigung an den Warenempfänger vor: Sendungsnummer plus Verfolgungslink. Versendet wird über den myfactory-Kommunikationsmanager – die Mail steht also im Mailordner, erscheint als Kontakt beim Kunden und nutzt Ihr Absenderkonto samt Signatur, genau wie jede andere myfactory-Mail. Der Text gehört Ihnen: Er liegt als normale Mailvorlage unter Kommunikation → Mailvorlagen und wird dort bearbeitet, mit Platzhaltern für Sendungsnummer, Verfolgungslink, Belegnummer, Empfänger, Versanddatum und Produkt.

Freigabe vor dem Versand: alle anliegenden Mails mit Beleg, Empfänger, E-Mail-Adresse und Sendungsnummer – einzeln oder im Stapel senden, einzelne Belege übergehen.

Warum erst nach Freigabe? Eine versendete Mail lässt sich nicht zurückholen. Bei einem falschen Empfänger oder einer Sendung, die gleich wieder storniert wird, wäre sie sonst schon draußen. Wer den Zwischenschritt nicht braucht, schaltet in den Einstellungen auf Sofortversand – dann geht die Mail zusammen mit der Sendung raus und die Maske dient nur noch als Protokoll. Und falls beim Mailversand etwas schiefgeht: Am DHL-Versand ändert das nie etwas. Die Sendung bleibt gültig, das Etikett ebenso, die Mail lässt sich jederzeit nachholen.

Der Massenweg: die DHL-Versandzentrale

Wer nicht Beleg für Beleg druckt, arbeitet in der Versandzentrale – der Arbeitsmaske der Versandabteilung. Sie zeigt alle Lieferscheine mit Versandartikel, wahlweise gefiltert nach offen, erledigt oder alle und über ein frei wählbares Zeitfenster. Von dort aus lassen sich Sendungen im Stapel erzeugen, Etiketten drucken, Sendungen stornieren und der Status je Zeile abfragen.

Die Versandzentrale unter Verkauf → Kommissionierung → Versandschnittstelle → DHL-Versand: anhaken, Gewicht prüfen, Sammellauf starten.

Ein Detail, das im Alltag viel wert ist: Das Paketgewicht lässt sich je Zeile korrigieren, bevor die Sendung entsteht. Vorbelegt wird es mit dem Belegwert, sonst mit dem hinterlegten Ersatzgewicht; ein von Hand geänderter Wert wird hervorgehoben. Denn in der Praxis führen Lieferscheine oft gar kein Gewicht – ohne Korrekturmöglichkeit ginge jedes Paket pauschal mit demselben Ersatzgewicht raus, und DHL wiegt nach. Nach dem Erzeugen zeigt die Spalte fest, womit gemeldet wurde.

Was der Versand kostet: die Kostenvorschau

Die Kostenvorschau (Hochrechnung) rechnet Ihre Sendungen eines frei wählbaren Zeitraums gegen die im System hinterlegten Vertragsgrundlagen – Tarife, Zonen und Zuschläge. Schnellwahl für laufenden Monat, Vormonat und laufendes Jahr; Kacheln für Sendungen, Grundpreise, automatische Zuschläge, Monatspauschale und Summe; darunter eine Tabelle je Sendung mit Tarif, Zone, Gewicht, Grundpreis und Zuschlägen. Die Maske liest nur – sie ändert nichts und schickt nichts an DHL.

Kostenvorschau mit dem Abschnitt „Nicht gerechnet – und warum“: Posten, die sich vorab nicht berechnen lassen, werden benannt statt geschätzt.

Das ist der wesentliche Unterschied zu einer Schätzung: Einige Postengruppen lassen sich vorab schlicht nicht berechnen – etwa Zuschläge, deren Prozentsatz erst später feststeht, oder Entgelte, die erst bei DHL entstehen. Die Vorschau benennt sie und schätzt sie nicht, denn eine geschätzte Summe würde am Ende für die Rechnung gehalten. Aus demselben Grund erscheinen nicht bewertbare Sendungen trotzdem in der Liste – mit Grund und ohne Betrag. Eine stillschweigend ausgelassene Sendung würde die Summe zu niedrig zeigen.

Ihre Vorteile mit CCS DHL-Versand für myfactory

• Ein System statt zwei: Sendung, Etikett und Sendungsnummer entstehen in myfactory – kein paralleles Erfassen im DHL-Portal
• Echte, von DHL vergebene Sendungsnummer – verfolgbar und über Ihren Vertrag abgerechnet
• Sendungsnummer steht am Beleg (Feld Paket-Trackingnummer) – Auskunftsfähigkeit ohne Suchen
• Kostenlose Vorabprüfung durch DHL, mit Klartext-Meldungen statt Fehlercodes – Fehlversände werden vorher sichtbar
• Doppelte, kostenpflichtige Sendungen sind ausgeschlossen – die Schutzlücke der DHL-Schnittstelle ist geschlossen
• Trackingmail an den Warenempfänger über den myfactory-Kommunikationsmanager – mit Freigabeschritt, weil eine Mail nicht zurückholbar ist
• Mailtext als normale myfactory-Mailvorlage – Sie ändern ihn selbst, ohne uns
• Versandzentrale für den Stapelbetrieb, mit korrigierbarem Paketgewicht vor dem Erzeugen
• Storno bis zum DHL-Tagesabschluss direkt aus myfactory
• Zuschaltbares Retourenlabel, das der Hinsendung beiliegt – kein zweiter Vorgang, keine Rückfrage des Kunden (Inland)
• Kostenvorschau je Zeitraum – mit klarer Trennung zwischen Gerechnetem und bewusst nicht Geschätztem
• Nacharbeitsfreie Installer-Integration in myfactory – geringes Einführungsrisiko
• Herstellernah zu myfactory, betreut von einem Partner mit über 40 Jahren ERP-Praxis

Für wen sich das Modul eignet

• Versandabwicklung und Lager: Teams, die täglich Pakete packen und den Paketschein bisher in einem zweiten Programm erzeugen – Einzelbeleg im Druckdialog, Tagesstapel in der Versandzentrale
• Vertriebsinnendienst und Auftragsannahme: alle, die am Telefon sagen können müssen, wo eine Sendung steht – die Nummer steht am Beleg, den Kunden informiert die Trackingmail oft schon vorher
• Geschäftsführung und Controlling: Verantwortliche, die wissen wollen, was der Versand kostet, bevor die DHL-Rechnung kommt – und die auf falsche Abrechnungsnummern und doppelt bestellte Sendungen verzichten können
• myfactory-Key-User und IT-Verantwortliche: die ein sauber installierbares, klar abgegrenztes Zusatzprogramm mit verständlichen Fehlermeldungen suchen
• Versender mit eigenem DHL-Geschäftskundenvertrag, überwiegend Inland und EU-Ausland

CCS DHL-Versand ist eines unserer Zusatzprogramme für myfactory ERP. Brauchen Sie eine Funktion, die der Standard nicht abdeckt? Als myfactory-Partner entwickeln wir passgenaue Individuallösungen – herstellernah, sauber installiert und langfristig gepflegt.

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Sie möchten ein Angebot, eine Demo oder erst einmal wissen, was auf DHL-Seite zu klären ist? Schildern Sie uns kurz Ihre Situation – Sie bekommen von uns die Voraussetzungs-Checkliste und eine Einschätzung, wie schnell das bei Ihnen laufen kann. Wir melden uns in der Regel noch am selben Arbeitstag zurück. Alternativ erreichen Sie uns über unsere Kontaktseite oder telefonisch unter 07306 9241-800.