KI in der Verwaltung: Belegerfassung und Dokumentensuche bei CCS

KI für die Verwaltung

Routine automatisieren. Wissen verfügbar machen.

KI übernimmt das Mühsame im Backoffice – damit sich Ihr Team auf das Wesentliche konzentriert. Direkt in Ihren kaufmännischen myfactory-Prozessen.

In der Verwaltung verschlingen wiederkehrende Aufgaben – Belege erfassen, Dokumente suchen, Anfragen beantworten – täglich wertvolle Arbeitszeit. Genau hier setzt Künstliche Intelligenz an: Sie nimmt das Mühsame ab, damit sich Ihre Mitarbeiter auf das konzentrieren können, was wirklich zählt. Als zertifizierter myfactory-Partner und Ihr regionales IT-Systemhaus binden wir KI direkt in Ihre kaufmännischen Prozesse ein – sicher, DSGVO-konform und ohne Medienbrüche.

Das setzen wir heute schon für Sie um

Automatisierte Belegerfassung und Rechnungsverarbeitung

Belegerfassung & Rechnungsverarbeitung

KI liest eingehende Rechnungen, Lieferscheine und Belege aus, erkennt die relevanten Daten und kontiert sie vor – inklusive ZUGFeRD und E-Rechnung. Manuelles Abtippen entfällt. In myfactory werden die Belege automatisch dem richtigen Vorgang zugeordnet, verbunden mit Finanzbuchhaltung und Dokumentenmanagement.

Mehr zur Prozessautomatisierung →

Intelligente Dokumentensuche und Wissensmanagement mit KI

Dokumentensuche & Wissensmanagement

Statt Ordner zu durchforsten, fragen Ihre Mitarbeiter einfach in natürlicher Sprache. Die KI findet Verträge, Korrespondenz und Unterlagen in Sekunden und fasst sie auf Wunsch zusammen. Sie setzt dabei auf Ihrem DMS und der CRM-Korrespondenz auf – die Dokumente bleiben, wo sie hingehören.

Mehr zu KI-Assistenten →

KI-gestützte Korrespondenz und Textbausteine

Korrespondenz & Textbausteine

Ob Angebote, Antwortschreiben oder interne Vermerke: KI erstellt Entwürfe in Ihrem Stil und spart dem Team Schreibarbeit, ohne die Kontrolle abzugeben. Über CRM und Verkauf fließen Vorgangs- und Kundendaten direkt in die Texte ein.

Automatisierte Auswertungen und Reporting mit KI

Auswertungen & Reporting

KI verdichtet Ihre Zahlen zu verständlichen Berichten und beantwortet Fragen wie „Wie war der Umsatz pro Region im zweiten Quartal?" in Klartext – ohne dass jemand Excel-Pivots bauen muss. Grundlage sind Ihre Daten aus Finanzbuchhaltung, Verkauf und Controlling.

Workflow- und Freigabe-Automatisierung mit KI

Workflow- & Freigabe-Automatisierung

Urlaubsanträge, Rechnungsfreigaben, Bestellgenehmigungen: KI steuert und priorisiert wiederkehrende Abläufe und sorgt dafür, dass nichts liegen bleibt. Angebunden an die Workflow-Funktionen sowie Einkauf und Finanzbuchhaltung entstehen durchgängige Genehmigungsprozesse.

Individuell über die offene myfactory-API

Jede Verwaltung hat ihre eigenen Abläufe. Über die offene myfactory-API entwickeln wir maßgeschneiderte Schnittstellen und Erweiterungen – von der Anbindung von Fachverfahren und Behördensoftware über individuelle Genehmigungs-Workflows bis zur kundenspezifischen Anpassprogrammierung. So passt sich die KI Ihren Prozessen an, nicht umgekehrt. Mehr zur KI-gestützten Entwicklung →

Ausblick: KI-Assistent für die gesamte Verwaltung

Wir begleiten Sie zum nächsten Schritt – etwa einem zentralen KI-Assistenten, der Mitarbeiteranfragen über alle Abteilungen hinweg beantwortet und Vorgänge eigenständig anstößt.

Ihr Vorteil mit uns

KI nahtlos mit Ihrer bestehenden IT- und ERP-Landschaft verbunden – ohne Medienbrüche
Direkt an myfactory angebunden: Finanzbuchhaltung, DMS, CRM und Workflows
DSGVO-konform und sicher in Deutschland gehostet
Ein fester Ansprechpartner, der Ihre Verwaltung versteht
Spürbare Entlastung statt teurer Insellösung

Häufige Fragen

Verarbeitet die KI auch E-Rechnungen und ZUGFeRD?

Ja. Eingehende Rechnungen, Lieferscheine und Belege werden ausgelesen und vorkontiert – inklusive ZUGFeRD- und E-Rechnungs-Verarbeitung. In myfactory ordnet die KI die Belege automatisch dem richtigen Vorgang zu und verbindet sie mit Finanzbuchhaltung und Dokumentenmanagement.

Bleiben unsere Dokumente dort, wo sie hingehören?

Ja. Die intelligente Suche setzt auf Ihrem DMS und der CRM-Korrespondenz auf. Die Dokumente bleiben im System – nur das Finden und Zusammenfassen wird deutlich einfacher.

Worin unterscheidet sich das von Ihrer Seite zur Prozessautomatisierung?

Diese Seite betrachtet KI aus dem Blickwinkel der Verwaltung. Die technische Tiefe zu Belegverarbeitung, E-Mails und Freigaben finden Sie auf unserer Seite Prozessautomatisierung mit KI.

Jetzt unverbindliches Beratungsgespräch vereinbaren.

Wir zeigen Ihnen, wo KI Ihre Verwaltung am spürbarsten entlastet – von der Belegerfassung bis zur Dokumentensuche. Kostenlos und ohne Verpflichtung.

KI-Erstgespräch anfragen