Praxiswissen

E-Rechnung: Das PDF ist nicht mehr die Rechnung.

Empfangen können müssen Sie seit 2025. Versenden müssen Sie ab 2027. Dazwischen liegt die Frage, die zählt: Kommt in Ihrer Rechnung an, was ankommen soll?

Die meisten Betriebe haben die E-Rechnung technisch „eingeschaltet" und halten sie damit für erledigt. Der Beleg wird erzeugt, der Versand meldet Erfolg, das PDF sieht aus wie immer. Ob der Empfänger die Angaben findet, die er braucht, merkt man erst, wenn jemand sie vermisst – im schlechtesten Fall die Bank oder das Faktoring-Institut.

Die Fristen, kurz und ohne Panik

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Geschäft empfangen können. Das gilt für Rechnungen ab 250 Euro; Kleinbetragsrechnungen bleiben außen vor. Das verpflichtende Versenden beginnt 2027, für Betriebe mit weniger als 800.000 Euro Jahresumsatz erst 2028.

XRechnung oder ZUGFeRD?

Für den B2B-Alltag ist ZUGFeRD in der Regel der bequemere Weg, weil das Dokument für beide Seiten funktioniert. Wer an die öffentliche Hand fakturiert, kommt an XRechnung meist nicht vorbei.

Der Punkt, den fast alle übersehen: das Profil

ZUGFeRD ist kein einzelnes Format, sondern eine Familie von Profilen unterschiedlicher Tiefe. Das Profil entscheidet, welche Felder überhaupt geschrieben werden. Ein Feld, das Ihr Profil nicht vorsieht, steht zwar auf dem sichtbaren PDF – aber nicht im XML. Und gelesen wird das XML.

Wir haben genau das mehrfach in der Praxis gesehen:

• Ein Vermerk, der auf dem gedruckten Beleg steht, fehlt in der maschinell gelesenen Fassung – weil er aus einem Feld gespeist wird, das im gewählten Profil nicht transportiert wird.
• Ein Textfeld ist im Standard kurz begrenzt. Was länger ist, wird abgeschnitten, ohne dass jemand eine Meldung sieht.
• Die Berechnung des Fälligkeitsdatums verhält sich je nach Profil unterschiedlich – und ein leeres Fälligkeitsdatum ist bei manchen Empfängern ein Ablehnungsgrund.

Keiner dieser Fälle erzeugt eine Fehlermeldung. Der Rechnungslauf ist erfolgreich, der Versand ist erfolgreich, und trotzdem fehlt beim Empfänger eine Angabe.

Wie wir das prüfen

Wir arbeiten nicht mit der Vermutung, sondern mit dem erzeugten Dokument:

1. Echten Beleg nehmen, nicht einen Testdatensatz. Testdaten haben die Eigenheiten nicht, um die es geht.
2. Das eingebettete XML herausziehen und Feld für Feld lesen – nicht das PDF ansehen.
3. Gegen die Erwartung des Empfängers halten: Was liest die Bank, was liest das Faktoring-Institut, was liest das ERP Ihres Kunden? Diese Frage beantwortet nicht die Norm, sondern der Empfänger.
4. Profil und Belegvorlage nachziehen, bis die geforderten Angaben tatsächlich im XML stehen.

Was CCS dabei übernimmt

• Bestandsaufnahme: Welches Format und Profil erzeugt Ihre myfactory heute, und was erwarten Ihre Empfänger?
• Einrichtung von Versand und Empfang, inklusive Belegvorlagen und Pflichtangaben nach § 14 UStG
• Abgleich mit Bank, Faktoring oder Zahlungsdienstleister, wenn besondere Vermerke transportiert werden müssen
• Prüfung an echten Belegen statt an Testdaten – mit Nachweis, welches Feld belegt ist
• Schulung Ihrer Buchhaltung, damit die Umstellung im Tagesgeschäft ankommt

Rechtliche Angaben nach dem Stand der Fachberichterstattung (c’t 22/2024 und 26/2024). Dieser Text ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung – für die Auslegung im Einzelfall fragen Sie bitte Ihren Steuerberater.