Praxiswissen
Drei Wege zu Ihrem Steuerberater.
Export, DATEVconnect oder DATEVconnect online. Die Wahl trifft nicht die Software – sie trifft Ihre Kanzlei.
Die Übergabe an den Steuerberater ist der Punkt, an dem sich zeigt, ob ein ERP sauber eingerichtet ist. Läuft sie gut, merkt niemand etwas. Läuft sie schlecht, erfassen zwei Häuser dieselben Zahlen zweimal – und das jeden Monat.
Die drei Wege
Dateiexport
myfactory erzeugt eine Datei im DATEV-Format, die Kanzlei liest sie ein. Funktioniert immer, braucht aber jedes Mal jemanden, der sie erzeugt und verschickt.
myfactory erzeugt eine Datei im DATEV-Format, die Kanzlei liest sie ein. Funktioniert immer, braucht aber jedes Mal jemanden, der sie erzeugt und verschickt.
DATEVconnect
Die Kanzlei holt die Daten über eine Schnittstelle ab, statt eine Datei zu bekommen. Weniger Handgriffe, dafür eine Abstimmung mehr bei der Einrichtung.
Die Kanzlei holt die Daten über eine Schnittstelle ab, statt eine Datei zu bekommen. Weniger Handgriffe, dafür eine Abstimmung mehr bei der Einrichtung.
DATEVconnect online
Der Weg über die DATEV-Cloud. Für Kanzleien, die ohnehin online arbeiten, der bequemste – und der mit den wenigsten manuellen Schritten im Monatsrhythmus.
Der Weg über die DATEV-Cloud. Für Kanzleien, die ohnehin online arbeiten, der bequemste – und der mit den wenigsten manuellen Schritten im Monatsrhythmus.
Und die Belegbilder?
Unabhängig vom Weg für die Buchungssätze ist zu klären, ob und wie die Belegbilder mitgehen. Das ist meist die Frage, die vergessen wird.
Unabhängig vom Weg für die Buchungssätze ist zu klären, ob und wie die Belegbilder mitgehen. Das ist meist die Frage, die vergessen wird.
Die Entscheidung gehört nicht ins ERP-Projekt, sondern an den Anfang. Fragen Sie Ihre Kanzlei zuerst, womit sie arbeitet. Alles andere richtet sich danach – und eine Umstellung im laufenden Jahr ist deutlich unangenehmer als eine saubere Wahl zu Beginn.
Woran es in der Praxis hängt
Der Weg selbst ist selten das Problem. Es sind die Festlegungen darunter:
- Kontenrahmen. SKR03 oder SKR04 – das entscheidet, welche Konten Ihre Buchungen tragen. Ein Wechsel im Nachhinein ist möglich, aber teuer.
- Steuerschlüssel. Jede Besonderheit – innergemeinschaftlicher Erwerb, Reverse Charge, differenzbesteuerte Umsätze – braucht die richtige Zuordnung. Eine falsche fällt oft erst in der Voranmeldung auf.
- Umsatzsteuer-Voranmeldungspositionen. Ein Konto ohne zugeordnete Kennziffer bucht sauber und erscheint trotzdem nie in der Meldung. Der Beleg ist richtig, die Anmeldung unvollständig – und niemand bekommt eine Fehlermeldung.
- Nummernkreise und Belegfelder. Damit die Kanzlei einen Buchungssatz einem Beleg zuordnen kann, ohne zu suchen.
- Wer bucht was? Die Aufteilung zwischen Ihrer Buchhaltung und der Kanzlei muss vor der Einrichtung feststehen, nicht danach.
Der Fall, den wir am häufigsten finden: Ein Sachkonto ist fachlich richtig angelegt, trägt aber keine Kennziffer für die Voranmeldung. Die Buchung geht durch, die Bemessungsgrundlage taucht in der Meldung nie auf. Solche Fehler kann man nicht ausprobieren – man muss sie prüfen.
Was CCS übernimmt
- Abstimmung mit Ihrer Kanzlei: welcher Weg, welches Format, welcher Rhythmus
- Einrichtung in myfactory – Kontenrahmen, Steuerschlüssel, Zuordnungen, Belegfelder
- Prüfung der Voranmeldungspositionen, damit keine Bemessungsgrundlage stillschweigend fehlt
- Probelauf mit echten Buchungen und Abgleich mit der Kanzlei, bevor der erste Monat scharf geht
- Schulung Ihrer Buchhaltung auf den gewählten Weg
Häufige Fragen
Unsere Kanzlei nutzt kein DATEV. Geht das trotzdem?
Ja. myfactory kann Buchungsdaten auch in anderen Formaten bereitstellen. Der Weg ist derselbe: erst fragen, womit die Kanzlei arbeitet, dann einrichten.
Können wir mitten im Jahr umstellen?
Technisch ja, sinnvoll meist zum Jahres- oder Quartalswechsel. Ein Wechsel des Kontenrahmens gehört immer an den Jahreswechsel.
Wer richtet die DATEV-Seite ein?
Die Kanzlei – wir stimmen uns mit ihr ab. In der Praxis ist das ein Telefonat zu dritt und danach eine Testübergabe.
Prüfen Sie auch eine bestehende Anbindung?
Ja. Gerade wenn seit Jahren „irgendwie läuft", lohnt ein Blick auf die Steuerschlüssel und die Voranmeldungspositionen.
Dieser Text beschreibt die technische Einrichtung. Er ersetzt keine steuerliche Beratung – welche Konten und Schlüssel für Ihren Betrieb richtig sind, entscheidet Ihre Kanzlei.
Übergabe an die Kanzlei aufsetzen oder prüfen?
Wir stimmen uns direkt mit Ihrem Steuerberater ab und richten den Weg ein, der zu beiden Seiten passt.
Anbindung besprechen