Individuelle Anpassungen

Jede Altinstallation hat ihre Eigenheiten.

Freifelder mit eigener Bedeutung, Nummernkreise mit Logik, Regeln, die nur bei Ihnen gelten: Das ist der Normalfall – und es ist eingeplant.

Nach zehn Jahren Betrieb ist kein System mehr Standard. Ein Freifeld heißt „Bemerkung 2“ und enthält die Kundengruppe. Ein Nummernkreis trägt eine Bedeutung, die einmal jemand festgelegt hat und die seither jeder kennt, ohne dass sie irgendwo steht. Solche Dinge fallen bei einer Übernahme nicht von selbst auf – sie kommen mit, aber am falschen Platz, und niemand merkt es, bis ein halbes Jahr später eine Auswertung nicht stimmt. Deshalb ist die Zuordnung bei uns ein eigener Arbeitsschritt, den wir mit Ihnen zusammen machen und nicht für Sie.

Drei Sorten Anpassung

1. Zuordnung
Welches Feld aus dem Altsystem wird welches Feld im neuen? Klingt technisch, ist es aber nicht: Die Frage lautet, was ein Feld in Ihrem Betrieb bedeutet. Das kann Ihnen niemand von außen beantworten.

2. Umschlüsselung
Werte übersetzen, Nummernkreise neu ordnen, gewachsene Gruppen bereinigen und umbenennen. Der Umstieg ist der einzige Zeitpunkt, an dem das ohne laufenden Betrieb möglich ist.

3. Sonderregel
Eine Logik, die es nur bei Ihnen gibt und die sich mit Zuordnung allein nicht abbilden lässt. Sie wird getrennt vom allgemeinen Teil umgesetzt – damit der geprüfte Teil geprüft bleibt.

Was wir dafür schon gebaut haben

Anpassungen sind bei uns kein Sonderweg, sondern ein eingerichteter Teil der Arbeit. Was im Lauf der Zeit dazugekommen ist, gibt einen guten Eindruck davon, worum es dabei praktisch geht:

Ein projektspezifischer Import von Lieferanten-Katalogdaten. Daten, die gar nicht aus dem Altsystem kommen, sondern vom Lieferanten – und die beim Umstieg trotzdem an ihren Platz gehören.
Eine Belegkorrektur für einen falsch gesetzten Steuerschlüssel. Der interessanteste Fall, weil er zeigt, wie ein Fehler im Altsystem behandelt wird – siehe unten.
Zusätzliche Kommunikationsdaten und Textbausteine, die ein allgemeiner Ablauf so nicht mitnimmt, die im Alltag aber gebraucht werden.
Bereinigung und Umbenennung gewachsener Gruppen, damit die Struktur im neuen System stimmt, statt eine alte Unordnung eins zu eins zu erben.
Erweiterungen dort, wo gewachsene Installationen am weitesten vom Standard abweichen – bei einzelnen Kunden etwa rund um Fertigung und Stücklisten sowie bei zusätzlichen Benutzerfeldern.

Ein Beispiel: wenn der Fehler schon im Altsystem sitzt

Der Fall kommt häufiger vor, als man denkt: Ein Steuerschlüssel ist im Altsystem falsch gesetzt – seit Jahren, weil im Alltag niemand danach sieht. Die Übernahme überträgt ihn mitsamt dem Fehler. Sie läuft erfolgreich durch, und das Ergebnis ist trotzdem falsch.

Auffallen kann das nur im Abgleich. Danach entfernen wir genau diese Belege wieder, räumen ihre Zuordnungen mit auf, protokollieren jede einzelne Entfernung und lassen den betroffenen Lauf erneut laufen – diesmal mit der richtigen Besteuerung.

Das ist der Grund, warum wir eine Übernahme wiederholbar aufbauen und nicht als einmaligen Vorgang: Ein Fehler, den man zurücknehmen kann, ist eine Korrektur. Einer, den man nicht zurücknehmen kann, ist ein Zustand.

Warum die Zuordnung ein eigener Arbeitsschritt ist

Sie ist der einzige Teil der Übernahme, den wir nicht allein erledigen können – und der einzige, bei dem ein Fehler nicht auffällt. Technisch ist eine falsche Zuordnung nicht von einer richtigen zu unterscheiden: In beiden Fällen steht hinterher ein Wert im Zielfeld. Ob es der richtige ist, weiß nur jemand, der Ihr Geschäft kennt.

Deshalb setzen wir die Zuordnung vor die Testübernahme und besprechen sie danach noch einmal am Ergebnis. Zweimal hinsehen ist an dieser Stelle billiger als einmal zurückrollen.

Woran Sie erkennen, dass Sie eine Anpassung brauchen

Es gibt Felder, deren Beschriftung nicht mehr zu ihrem Inhalt passt.
Ihre Nummernkreise tragen eine Bedeutung – die erste Stelle sagt etwas über Sparte, Standort oder Kundengruppe.
Zwei Mandanten machen dasselbe auf zwei verschiedene Arten, und beide halten ihre Art für die richtige.
Es gibt eine Liste, Tabelle oder Regel „neben“ dem System, ohne die die Auswertungen nicht stimmen.
Jemand sagt bei einer Frage regelmäßig: „Das ist bei uns historisch so gewachsen.“

Häufige Fragen

Woran erkenne ich, dass wir eine Anpassung brauchen?

Daran, dass Ihnen beim Lesen dieser Seite jemand oder etwas eingefallen ist. Freifelder mit eigener Bedeutung, Nummernkreise mit Logik, zwei Mandanten mit unterschiedlicher Praxis – das sind die üblichen Anzeichen. Sicher wissen Sie es nach der Testübernahme, weil solche Dinge sich am Ergebnis zeigen.

Wer entscheidet, wie zugeordnet wird?

Sie, gemeinsam mit uns. Wir sagen, was technisch geht und was es bedeutet; welche Bedeutung ein Feld künftig tragen soll, ist eine Entscheidung über Ihr Geschäft und keine über Software.

Bleibt die Übernahme prüfbar, wenn etwas angepasst wird?

Ja, und das ist der Grund für die Trennung: Was nur bei Ihnen gilt, wird getrennt vom allgemeinen Teil umgesetzt. Der geprüfte Teil bleibt unverändert – deshalb können wir Ihnen auch nach einer Anpassung noch sagen, ob die Übernahme vollständig war.

Was passiert, wenn in unseren Altdaten ein Fehler steckt?

Dann findet ihn in aller Regel der Abgleich, nicht der Programmlauf. Was sich sauber korrigieren lässt, korrigieren wir und lassen den betroffenen Teil erneut laufen – jede Korrektur wird dabei protokolliert, damit hinterher nachvollziehbar ist, was verändert wurde.

Kostet eine Anpassung immer extra?

Nicht jede. Zuordnungen und Umschlüsselungen gehören zur normalen Vorbereitung. Erst wenn eine Regel programmiert werden muss, die es nur bei Ihnen gibt, wird daraus ein eigener Posten – und den benennen wir, bevor er entsteht.

Klingt nach Ihrer Installation?

Dann schildern Sie uns Ihre Eigenheiten. Wir sagen Ihnen, was davon eine Zuordnung ist, was eine Umschlüsselung – und was tatsächlich eine eigene Regel braucht.

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