Datenübernahme & Umstieg

Der Umstieg entscheidet sich an den Altdaten.

Zwanzig Jahre Geschäft stecken in Ihrem alten System. Was davon im neuen ankommt, entscheidet über den Erfolg des ganzen Projekts.

Ein ERP-Wechsel scheitert selten am neuen System. Er scheitert an dem, was vom alten übrig bleibt. Zwanzig Jahre Kundenhistorie, Preisvereinbarungen, die niemand mehr dokumentiert hat, und Belege, an denen eine Gewährleistung hängt – all das ist am Tag der Umstellung entweder im neuen System oder es ist ein Problem. Wir übernehmen diesen Teil für Sie, und wir tun es so, dass Sie hinterher nicht darauf vertrauen müssen: Die Übernahme läuft zuerst auf einer Kopie, danach stellen wir Quelle und Ziel nebeneinander und gehen das Ergebnis mit Ihnen durch. Erst wenn die Zahlen aus dem alten und dem neuen System zusammenpassen, ist die Arbeit fertig. Nicht vorher.

Warum die Datenübernahme das Risiko trägt

Über die Software wird im Auswahlprojekt monatelang gesprochen. Über die Daten spricht meist niemand – bis vier Wochen vor der Umstellung jemand fragt, was eigentlich mit den offenen Posten passiert. Dann wird es teuer, weil dieselbe Frage unter Zeitdruck beantwortet werden muss.

Fehlt die Historie, sucht der Vertrieb im Altsystem weiter und pflegt nebenbei das neue. Fehlen die offenen Posten, führt die Buchhaltung zwei Systeme parallel. Fehlt ein Beleg, an dem eine Gewährleistung hängt, merkt das niemand – bis der Fall eintritt. Keiner dieser Fehler meldet sich von selbst. Sie zeigen sich als Mehrarbeit, die man für normal hält.

Fertig ist erst, was nachgerechnet ist

Wir arbeiten so, dass Sie hinterher wissen, ob die Übernahme vollständig war – statt es zu hoffen. Das sind die fünf Punkte, an denen sich das entscheidet:

Wie eine Übernahme abläuft

• Bestandsaufnahme. Wir sehen uns Ihr heutiges System an – was darin steckt, wie es benutzt wird und was über die Jahre dazugekommen ist.
• Zuordnung mit Ihnen. Welches Feld aus dem Altsystem welche Bedeutung im neuen bekommt, entscheiden wir gemeinsam. Das ist eine fachliche Frage, keine technische.
• Testübernahme auf einer Kopie. Nichts davon berührt Ihr Tagesgeschäft.
• Abgleich und Besprechung. Sie bekommen das Prüfergebnis und wir gehen es zusammen durch – auch das, was nicht übernommen wurde, und warum.
• Nacharbeit. Was der Abgleich zeigt, wird korrigiert. Danach läuft die Übernahme erneut.
• Stichtagsübernahme. Der Lauf, den Sie zu diesem Zeitpunkt schon kennen – diesmal in Ihr neues myfactory.

Von welchen Systemen wir übernehmen

Für diese vier Vorgängersysteme führen wir die Datenübernahme nach myfactory als Dienstleistung durch. Die Vorgehensweise ist dieselbe; unterschiedlich sind die Ausgangslage und das, worauf es im jeweiligen Betrieb ankommt.

Sage Office Line

Gewachsen, angepasst, über Jahre mit Wissen aufgeladen, das nirgends steht. Genau daran entscheidet sich die Übernahme.

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Sage 100

Ein eingespieltes System mit Zusätzen aus mehreren Händen – und der Frage, was davon wirklich mitmuss.

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Sage 50

Der Betrieb ist gewachsen, die Tabellen daneben auch. Beim Umstieg gehört beides zusammengeführt.

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Sage New Classic

Lange im Einsatz, tief im Betrieb verankert, oft von wenigen Köpfen getragen. Die Historie ist hier besonders wertvoll.

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Welche Bereiche sich übernehmen lassen

Das hängt an Ihrer Installation – an der Version, am Ausbaustand und daran, was Sie über die Jahre selbst ergänzt haben. Zwei Betriebe mit demselben Vorgängersystem bekommen deshalb regelmäßig unterschiedliche Antworten. Eine allgemeine Liste würde Ihnen genau das verschweigen, worauf es ankommt: ob Ihre Preisstaffeln, Ihre Freifelder, Ihre Belegjahre mitkommen.

Deshalb geben wir Ihnen keine Liste, sondern eine Auskunft. Sagen Sie uns unten, womit Sie heute arbeiten und was Ihnen wichtig ist – wir sehen es uns an und sagen Ihnen, was in Ihrem Fall geht und was nicht. Das kostet Sie nichts und dauert kein Projekt.

Bereiche für unseren Fall klären

Was wir übernehmen – und was bei Ihnen bleibt

Damit von Anfang an klar ist, wer was tut:

• Bei uns: das Auslesen aus dem Altsystem, die technische Umsetzung, der Abgleich, das Protokoll und die Korrekturläufe.
• Bei Ihnen: die fachlichen Entscheidungen – was gilt künftig, welche Altdaten sind noch relevant, wie sollen gewachsene Sonderfälle künftig aussehen.
• Gemeinsam: die Zuordnung der Felder und die Abnahme. Beides funktioniert nur mit jemandem, der Ihr Geschäft kennt.
• Nicht Teil der Übernahme: das Aufräumen Ihrer Altdaten. Wir sagen Ihnen, was auffällt – bereinigen aber nichts ungefragt, weil sonst niemand mehr nachvollziehen kann, was verändert wurde.

Welche Bereiche lassen sich in Ihrem Fall übernehmen?

Sagen Sie uns, womit Sie heute arbeiten und worauf es Ihnen ankommt. Wir sehen es uns an und melden uns mit einer Einschätzung – was in Ihrem Fall übernommen werden kann und was nicht. Alternativ erreichen Sie uns über unsere Kontaktseite oder telefonisch unter 07306 9241-800.